¿Qué documentos legales hacen falta para un sitio web?

La información legal de los sitios web no suele resultar muy atractiva para los lectores. Muchos deciden pasar por alto este contenido, porque consideran, erróneamente, que les hace perder

¿Qué documentos legales hacen falta para un sitio web?

La información legal de los sitios web no suele resultar muy atractiva para los lectores. Muchos deciden pasar por alto este contenido, porque consideran, erróneamente, que les hace perder el tiempo, ya que no comprenden los términos empleados en dichos textos, sin embargo, son exigidos por ley, además para los propietarios de los sitios es imprescindible publicar una serie de avisos y documentos legales para protegerse jurídicamente ante cualquier reclamación que puedan recibir. Caporaso & Partners es un bufete jurídico pionero en la web y les puede asesorar y/o redactar los contenidos legales de su sitio web, para su mayor protección. Pero vamos a analizar los documentos legales que debe publicar y los que le aconsejamos publicar.

Diferentes tipos de información legal para sitios web

Existen al menos siete tipos diferentes de informaciones legales para sitios web y su uso dependerá de las características de plataforma. Por ejemplo, un sitio que ofrezca la posibilidad de comercio electrónico necesitará incorporar informaciones legales diferentes a las de un medio de comunicación.

Por lo general todos los sitios web necesitan un aviso legal que contenga, entre otros elementos, quién es el titular del sitio, su dirección física y una forma de contacto.

Otra información legal imprescindible hoy en día es la Política de privacidad. En la actualidad la inmensa mayoría de los sitios web disponen de formularios de contacto, registro, envío de boletines. En todos ellos se les pide a los internautas que coloquen datos personales (nombre, dirección de correo electrónico, incluso el número de teléfono). Estamos viviendo un contexto donde la protección de los datos privados está en el centro de la atención de las personas, empresas y gobiernos. Por tanto, el sitio web debe declarar expresamente en su política de privacidad cómo maneja los datos introducidos en los formularios. Entre las aclaraciones deberá aparecer si estos datos serán cedidos a terceros y de qué forma, además es obligatorio señalar la manera que tiene el usuario de rectificar o cancelar cualquier dato proporcionado.

Todos los formularios de contacto que se coloquen deben estar bajo un sistema informático que impida el envío del mensaje si el internauta no ha confirmado la lectura y aprobación de la política de privacidad de ese sitio. Además, es necesario señalar la persona que detiene los datos y el lugar.

Además, los sitios web, especialmente los creados en países miembros de la Unión Europea, incluyen dentro de sus informaciones legales la llamada “política de cookies”. Las “cookies” son pequeños archivos que se descargan cuando el internauta visita un sitio. Estas “cookies” agilizan la navegación, ya que cuando el usuario regresa a ese sitio este cargará más rápido en su dispositivo; pero, al mismo tiempo, las “cookies” permiten al sitio web recolectar información sobre los hábitos de sus visitantes.

Por tanto, hoy las webs suelen incluir un aviso que se despliega automáticamente en la parte inferior o superior de la pantalla del dispositivo utilizado, cuando el internauta accede a esa web. El aviso explica cuál será el uso que se hará de las cookies (publicitario, estadístico o de preferencia de navegación). Además, el sitio debe otorgar la posibilidad de que el usuario que así lo considere no reciba las cookies en su sistema.

En el aviso se le informa al internauta que el hecho de continuar navegando por esa web implica la aceptación de la política de cookies. Los sitios web creados en países de la Unión Europea que no incluyan este aviso de cookies pueden recibir una multa y sanciones como el oscuramiento o el cierre.

El cuarto tipo de información legal que suele aparecer en los sitios web es el de las “condiciones generales de uso”. Estas explican las funciones del sitio y las condiciones establecidas para utilizar el sitio web. Este tipo de información legal es muy habitual en espacios donde los usuarios envían contenido, por ejemplo, en fórums y blogs. Por lo general entre las especificaciones se añaden: como citar el contenido y las imágenes del sitio; si es necesario el registro para la publicación de contenidos, los diferentes tipos de contenidos que pueden enviar los usuarios y las situaciones en las que esos contenidos pueden ser eliminados o cambiados.

Una quinta modalidad de las informaciones legales es la de Derechos de autor (Copyright, en inglés). Los expertos coinciden en destacar que el aviso de derecho de autor es muy valioso, aunque esto no significa que sea necesario crear una página específica para el derecho de autor. La mayoría de los sitios web que cuentan con un espacio sobre este tema lo hacen porque cuentan con contenidos que son propiedad del sitio; mientras otros pertenecen a sus usuarios.

Dentro de las informaciones legales se encuentra la delimitación de derechos y obligaciones entre las partes. Estos son versiones simplificadas de los términos y condiciones. Suelen ser muy utilizados por los sitios web en los que los usuarios publican contenidos que no son moderados por los propietarios de los sitios. Por ejemplo, los medios de comunicación siempre los incluyen, para dejar por sentado que los criterios de los internautas son exclusivamente del redactor y que el medio no es responsable por ese contenido o por los enlaces que decida incluir el usuario (aunque legalmente no siempre es así).

Otra parte que es necesario considerar es la de patentes, marcas registradas y otras políticas corporativas. Si la empresa cuenta con marcas registradas o patentes, entonces debe aparecer entre las informaciones legales de su sitio web un espacio con los detalles más importantes de esa marca registrada y/o patente. Además, si existieran políticas corporativas relevantes para los clientes, pues estas deberían ser explicadas dentro de las informaciones legales.

Como explicábamos anteriormente, las informaciones legales no son las mismas para todos los sitios web. Una plataforma de comercio electrónico, por ejemplo, necesitará incorporar una serie de documentos específicos sobre los términos y condiciones de compra de productos y servicios, política de devoluciones y detalles extras sobre las formas de pago y envíos, costos, plazos.

KYC y AML, dos documentos legales imprescindibles

Otra parte esencial de los documentos legales en los sitios web es la de “Conoce a tu cliente” (KYC, en inglés) y las políticas anti-lavado de dinero (AML, en inglés). Estos dos requisitos son necesarios en todo los sitios de venta de servicios y mercancía, en la medida en que la mayoría de los países ha adoptado legislaciones contra el lavado de dinero y la financiación del terrorismo y otras actividades ilícitas.

Muchos bancos y plataformas de pago van a exigir la publicación de estas políticas para abrirle una cuenta.

El KYC es un proceso que siguen las empresas para asegurar tanto la identificación de sus clientes como la procedencia de sus fondos financieros. El objetivo del KYC es prevenir las relaciones con personas o empresas que puedan haber cometiendo delitos de lavado de dinero o financiación del terrorismo.

Para registrarse en los sitios web, sobre todo en aquellos donde se realicen actividades financieras (desde plataformas de comercio electrónico, hasta monederos electrónicos y criptomonedas) se le pedirá a la persona que complete un cuestionario KYC. En este por lo general se le solicita que entregue una serie de documentos que deben quedar muy bien identificados en las informaciones legales. Entre esos documentos pueden estar el pasaporte, licencia de conducir o documento nacional de identidad; nombres y apellidos de la persona, su fecha de nacimiento y nacionalidad, correo electrónico, número telefónico personal, dirección de residencia, facturas de servicio público a su nombre y, en ocasiones, extractos bancarios u otros documentos e informaciones.

La inclusión de informaciones legales es un proceso de vital importancia para los sitios web. Esto no solo los blinda jurídicamente, sino que contribuye a legitimar más a ese espacio virtual, porque los internautas perciben que han entrado a un lugar amparado por reglas. En el pasado algunos propietarios de sitios optaban por copiar las informaciones legales de otras webs y luego les realizaban leves adaptaciones. Esta práctica, cercana al plagio, ha quedado superada. Los titulares de los sitios web entienden que hoy, para tener informaciones legales que se adapten a las necesidades de su sitio web, necesitan términos legales personalizados, que sean redactados por especialistas con amplia experiencia en estos temas. Caporaso & Partners se posiciona como su mejor partner para crear los documentos legales necesarios para su sitio web.

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