De acuerdo con la ley panameña, es obligatorio que toda sociedad tenga un agente residente.
Además, el agente residente en Panamá se encarga de advertir a la sociedad offshore sobre sus obligaciones anuales. A esto se agrega que cuenta con la autorización para abonar el impuesto anual de sociedades. Entre sus funciones también se encuentra la de ser responsable por las acciones ejecutadas por esa sociedad offshore fuera de Panamá.
Entre las limitaciones de los agentes residentes en Panamá destaca que no puede intervenir en la toma de decisiones a lo interno de la sociedad offshore o fundación. Esto es competencia únicamente de los directores, accionistas o apoderados. El agente residente tampoco podrá contraer obligaciones a nombre de la sociedad offshore que representa.
¿Quiénes pueden ser agentes residentes en Panamá?
Para convertirse en un agente residente en Panamá es imprescindible ser un abogado, con ciudadanía panameña y residir en ese país. Su nombre y dirección postal quedarán recogidos en el pacto social de constitución de la sociedad offshore. Por ley, ahora el agente residente debe realizar el proceso de diligencia debida sobre su cliente. En caso de recibir una notificación, de una autoridad competente, el agente residente deberá compartir la información de sus clientes. Esto es un apoyo para que las autoridades impidan el lavado de dinero, la financiación al terrorismo y a la proliferación de armas de destrucción masiva.
La Superintendencia de Sujetos no financieros es el ente encargado de supervisar el trabajo de los agentes residentes en Panamá. De acuerdo con el decreto ejecutivo No. 13, del 25 de marzo de 2022, los agentes residentes tienen la obligación de reportar a esa Superintendencia quiénes son los beneficiarios finales de cada persona jurídica que ellos representan.
Además, según la Ley 254, del 11 de noviembre de 2021, los agentes residentes en Panamá tienen que mantener los registros contables de cada persona jurídica que administran. Los registrados archivados deberán pertenecer a los últimos cinco años. Dichos registros estarán resguardados en la oficina del agente residente o en cualquier otro sitio, dentro o fuera del país, siempre con el respaldo de los organismos de administración de esa persona jurídica.
Documentos que debe recibir anualmente el agente residente de sus clientes
Cada año, el agente residente deberá solicitar a accionistas o beneficiarios finales de una sociedad offshore o fundación de interés privado información actualizada.
- Entre los documentos a recibir están:
- Copia de pasaporte del beneficiario final
- Registro contable de la sociedad o fundación incorporada en Panamá. En dicho registro deben aparecer todas las operaciones realizadas, así como los activos de esa sociedad.
- Resumen que contenga la actividad de esa sociedad offshore, sus principales clientes y proveedores, y los países en los que realiza actividades comerciales.
Contabilidad de una sociedad offshore de Panamá
La contabilidad ya era obligatoria anteriormente, pero no había obligación de presentarla. Con la nueva ley 624 de 2021, hay que presentar la contabilidad al Agente Residente (nosotros) cada año. Por lo cual, para mantener vigente su sociedad, tendrás que preparar la contabilidad anualmente, aunque no tengan operaciones, y señalar en dicha contabilidad si detienen cuentas bancarias o propiedades. Para más información visiten mira el video:
Las sociedades que tienen más de 5 años registradas tendrán que enviar, esta primera vez, los últimos 5 años de contabilidad, si la sociedad tiene 4 años, entonces los últimos 4 años y así sucesivamente.
Esta actualización hay que enviarla antes del mes de marzo de cada año. Si no puedes cumplir con el plazo tienes que comunicarlo. Si no estás utilizando la sociedad o fundación y no deseas mantenerla activa debes comunicarlo.
¿Qué pasa si no cumples con estos requisitos?
Hay que aclarar que estos datos no son públicos y no podrán ser utilizados por las autoridades sin una orden judicial. Si no cumples, estamos obligados a renunciar como Agente Residente, lo que significa que tu sociedad o fundación será puesta inactivas por el Registro Público, y posteriormente será suspendida. En este caso, si deseas reactivarla te costará 2000 USD más multas, recargos, tasas y honorarios de Agente Residente adeudados.
